Des réunions excessives et inefficaces tuent la productivité : Microsoft
Combien de travail faites-vous réellement par jour ?
Un nouveau rapport de Microsoft montre que les employés passent plus de temps sur les e-mails, les réunions et les chats que sur le reste de leur travail, ce qui suggère que la communication prend plus de la moitié du temps des travailleurs.
Les résultats sont basés sur une enquête auprès des travailleurs de diverses industries à travers le monde, ainsi que sur des données d’utilisation internationales collectées à partir des applications Microsoft 365 de l’entreprise telles que Teams, Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
Le rapport, publié par Microsoft le 9 mai, indique que l’afflux constant de données, d’e-mails, de réunions et de notifications a dépassé notre capacité à traiter ces informations.
Microsoft affirme que les gens participent à trois fois plus de réunions et d’appels par semaine (192% de plus) qu’en février 2020.
Près des deux tiers des personnes (64%) ont déclaré avoir du mal à conserver le temps et l’énergie nécessaires pour faire leur travail, et ces mêmes personnes sont 3,5 fois plus susceptibles d’avoir des difficultés avec l’innovation et la réflexion stratégique, selon le rapport.
De plus, 60 % des dirigeants ont déclaré que « le manque d’innovation ou d’idées révolutionnaires au sein de leurs équipes est une préoccupation ».
Microsoft appelle l’idée que les employés ne peuvent pas suivre les e-mails, les réunions et les chats « dette numérique ». Le rapport indique que les gens passent plus de temps à essayer de « sortir du rouge » et à se laisser prendre par la communication qu’à faire leur travail.
« Il n’y a qu’un nombre limité de minutes dans une journée, et chaque minute que nous passons à gérer cette dette numérique est une minute qui n’est pas consacrée au travail créatif qui mène à l’innovation. Dans un monde où la créativité est la nouvelle productivité, la dette numérique est plus qu’un inconvénient, elle a un impact sur les entreprises », indique le rapport.
Soixante-huit pour cent des personnes interrogées ont déclaré que les communications professionnelles telles que les e-mails, les réunions et les chats les gênaient généralement pendant la journée de travail et qu’elles n’avaient pas suffisamment de temps de concentration ininterrompu pour faire leur travail. La plupart des gens (62 %) ont dit qu’il faut trop de temps pour trouver les informations dont ils ont besoin au travail.
Selon Microsoft, l’employé moyen consacre plus de la moitié (57 %) de son temps aux communications et 43 % de son temps à la création de documents, de feuilles de calcul et de présentations.
Les 25 % des principaux utilisateurs de messagerie passent 8,8 heures par semaine dans leur boîte de réception, et les 25 % des personnes les plus impliquées dans les réunions passent 7,5 heures par semaine dans un appel vidéo ou audio.
Les répondants au sondage ont également classé les « réunions inefficaces » comme le principal obstacle à leur productivité quotidienne. Le manque d’objectifs clairs, les réunions trop nombreuses, le manque d’inspiration et la difficulté à trouver les informations dont ils ont besoin complètent les cinq principaux perturbateurs de la productivité, selon l’enquête.
La plupart des gens (58%) ont déclaré avoir du mal à réfléchir lors d’une réunion virtuelle, tandis que 57% ont déclaré qu’il était difficile de rattraper leur retard s’ils rejoignaient une réunion en retard. Plus de la moitié (55 %) des répondants au sondage ont déclaré que les prochaines étapes à la fin d’une réunion ne sont pas claires, tandis que 56 % ont déclaré qu’il est difficile de résumer ce qui s’est passé lors d’une réunion.
Mais en ce qui concerne les stratégies qui pourraient réduire le temps passé à ces réunions, un peu plus d’une personne sur trois (35 %) a déclaré qu’elle pensait qu’elle lui manquerait si elle n’y assistait pas, tandis que la plupart des répondants ont déclaré que les réunions valaient la peine parce que ils « recevront des informations qui (les) aideront à mieux faire (leur) travail ».
Microsoft n’est pas la première entreprise à suggérer que des réunions excessives entravent la productivité du travail. De grands changements chez Shopify plus tôt cette année ont reconnu une augmentation du nombre de réunions pendant la pandémie et ont considérablement réduit le nombre d’appels dans le but de libérer ses employés.
COMMENT L’IA AFFECTERA-T-ELLE LA JOURNÉE DE TRAVAIL ?
En mars, Microsoft a annoncé qu’il intégrerait la technologie d’intelligence artificielle derrière ChatGPT dans ses outils de développement, ce qui permet aux utilisateurs de créer des applications avec peu ou pas de codage.
Au milieu de la montée en puissance de l’IA générative, on craint que le logiciel ne remplace les personnes sur le lieu de travail.
Selon Microsoft, plus de personnes sont ravies d’avoir des outils d’IA pour aider à « alléger le poids du travail » qu’elles n’ont peur de perdre leur position au profit de l’IA.
Un peu moins de la moitié (49 %) des répondants à l’enquête ont déclaré qu’ils craignaient que l’IA leur prenne leur emploi, tandis que 70 % ont déclaré qu’ils délégueraient autant de tâches que possible au logiciel pour réduire leur charge de travail.
Microsoft affirme que 76 % des personnes utiliseraient l’IA pour des tâches administratives, 79 % ont déclaré qu’elles seraient à l’aise avec le logiciel pour un travail analytique et 73 % ont déclaré qu’elles l’utiliseraient pour un travail créatif. La plupart des gens ont également déclaré qu’ils utiliseraient l’IA pour trouver les bonnes informations dont ils ont besoin (86 %), résumer leurs réunions (80 %) et planifier leur journée (77 %).
Selon le rapport, la plupart des gens pensent que l’IA peut « améliorer la créativité » en proposant des idées pour leur travail (76 %) et en éditant leur travail (75 %). Microsoft affirme également que si les gens sont plus familiers avec l’IA, ils seront plus susceptibles de voir son potentiel d’aide tout au long de la journée de travail. Une grande majorité (87 %) des répondants au sondage qui ont déclaré être extrêmement familiers avec l’IA ont déclaré qu’ils utiliseraient l’IA pour les aspects créatifs de leur travail.
Selon le rapport, les employeurs sont deux fois plus intéressés à utiliser l’IA pour augmenter la productivité plutôt que de réduire leurs effectifs. Les dirigeants ont déclaré à Microsoft que « la réduction des effectifs était la dernière sur la liste » de ce qu’ils apprécieraient en utilisant l’IA au travail.
« Après ‘l’augmentation de la productivité’, les principaux espoirs des dirigeants pour l’IA sont : d’aider les employés dans les tâches nécessaires mais répétitives, d’améliorer le bien-être des employés, d’éliminer le temps que les employés consacrent à des activités à faible valeur, d’améliorer les capacités des employés et d’accélérer le rythme de travail des employés. « , selon Microsoft.
Alors que les résultats de l’enquête de Microsoft semblent compléter son investissement dans la technologie de l’IA, d’autres, y compris le soi-disant parrain de l’IA, sont moins convaincus par le concept, avec des avertissements tels que « les choses intelligentes peuvent nous déjouer ».
REGARD VERS L’AVENIR
Lorsqu’on leur a demandé comment ils pensaient que l’IA changerait le lieu de travail d’ici 2030, 33 % des personnes interrogées ont déclaré que le travail pourrait être effectué en deux fois moins de temps, environ un quart ont déclaré qu’elles seraient en mesure de comprendre les façons les plus utiles de passer leur temps (26 % cent) et l’énergie (25 %), et 23 % ont déclaré qu’ils n’auraient plus jamais à absorber des informations inutiles ou non pertinentes.
Microsoft ajoute que s’adapter à l’utilisation de l’IA en tant que « copilote » au travail à l’avenir nécessite de comprendre le logiciel. Le géant de la technologie affirme que l’utilisation de l’IA « sera aussi inhérente à notre façon de travailler qu’Internet et le PC ». Les dirigeants ont déclaré à Microsoft qu’il était crucial que les employés apprennent à rédiger de bonnes invites, à évaluer le travail créatif et à vérifier les biais afin d’exploiter correctement l’IA.
Trois répondants à l’enquête sur cinq ont déclaré qu’ils n’avaient pas les bonnes capacités pour faire leur travail, et Microsoft pense que l’IA peut remédier à cela.
« L’IA ouvrira de nouvelles voies d’apprentissage, et le succès dépend de la capacité des dirigeants à équiper les employés pour un avenir alimenté par l’IA », a déclaré la société.
Plus de quatre dirigeants sur cinq (82 %) ont déclaré que leurs employés devront acquérir de nouvelles compétences pour être prêts pour l’IA sur le lieu de travail, et l’IA semble arriver rapidement. Microsoft affirme qu’il y a 33 fois plus de publications sur LinkedIn mentionnant l’IA générative et le GPT (Generative Pre-trained Transformer) qu’il y a un an. En mars 2023, Microsoft indique que « la part des offres d’emploi américaines sur LinkedIn mentionnant GPT a déjà augmenté de 79% d’une année sur l’autre ».
Le géant de la technologie semble parier gros sur l’intégration de l’IA dans le lieu de travail, la société affirme que « l’IA ne se contentera pas de » réparer « le travail, elle créera une toute nouvelle façon de travailler ».
MÉTHODOLOGIE
L’enquête Work Trend Index a été menée par une société de recherche indépendante, Edelman Data x Intelligence, auprès de 31 000 travailleurs à temps plein ou indépendants sur 31 marchés entre le 1er février 2023 et le 14 mars 2023. Cette enquête a duré 20 minutes en longue et menée en ligne, en anglais ou traduite dans une langue locale sur tous les marchés. Un millier de travailleurs à temps plein ont été interrogés sur chaque marché, et les résultats globaux ont été agrégés pour toutes les réponses afin de fournir une moyenne. Chaque marché est pondéré de manière égale dans la moyenne mondiale. Chaque marché a été échantillonné pour être représentatif de la main-d’œuvre à temps plein selon l’âge, le sexe et la région ; chaque échantillon comprenait un mélange d’environnements de travail (en personne, à distance ou non, de bureau ou hors bureau, etc.), d’industries, de tailles d’entreprise, d’anciennetés et de niveaux d’emploi.
Les marchés étudiés comprennent :
Argentine, Australie, Brésil, Canada, Chine, Colombie, République tchèque, Finlande, France, Allemagne, Hong Kong, Inde, Indonésie, Italie, Japon, Malaisie, Mexique, Pays-Bas, Nouvelle-Zélande, Philippines, Pologne, Singapour, Corée du Sud, Espagne, Suède, Suisse, Taïwan, Thaïlande, Royaume-Uni, États-Unis et Vietnam.