Le travail à distance s’est répandu dans de nombreuses industries canadiennes pendant la pandémie de COVID-19, et les législateurs commencent à tenir compte de ce paysage du travail, en cherchant de nouvelles façons d’équilibrer la productivité et la vie privée.

Le mois dernier, pour adopter une nouvelle loi sur la transparence obligeant les entreprises à établir des politiques pour dire à leurs employés si et comment ils sont surveillés électroniquement au travail, que ce soit dans un bureau physique, sur le terrain ou à domicile.

Le projet de loi, appelé Working for Workers Act 2022, couvre une variété de sujets, y compris l’établissement d’un salaire minimum pour les travailleurs à la demande tels que les coursiers ou les travailleurs en covoiturage.

L’un des principaux aspects était l’obligation d’informer les employés du niveau de surveillance électronique auquel ils pouvaient s’attendre au travail.

mais qu’est ce que ça veut dire? Howard Alan Levitt, avocat spécialisé en droit du travail et associé principal du cabinet Levitt Sheikh, a déclaré à actualitescanada.com lors d’un entretien téléphonique que cela ne signifie pas que les employeurs ont droit à plus de surveillance.

« Cela ne change pas la loi en termes de ce que les employeurs peuvent faire, mais cela oblige les employeurs à dire [employees], » il a dit.

Auparavant, les employeurs devaient peut-être dire aux employés qu’ils avaient le droit de surveiller et de conserver certaines informations, mais n’étaient pas obligés de dire aux employés quand cela se produisait ou de partager une politique détaillée.

« Les employeurs peuvent effectuer une surveillance, ils pourraient toujours … ce qui est tout à fait légal dans 95% des cas », a déclaré Levitt. « Mais maintenant, ils doivent dire aux employés qu’ils le font. »

En vertu de la nouvelle législation, les entreprises de 25 travailleurs ou plus devront créer une politique écrite décrivant clairement le fonctionnement de la surveillance électronique pour elles.

«La politique devrait contenir des informations indiquant si l’employeur surveille électroniquement ses travailleurs et, le cas échéant, une description de la manière et des circonstances dans lesquelles l’employeur le fait», a déclaré un communiqué de presse du gouvernement de l’Ontario. « En outre, l’employeur devrait divulguer le but de la collecte d’informations par le biais d’une surveillance électronique. »

Cette transparence accrue signifie que les employés peuvent prendre une décision éclairée quant au fait de travailler dans le cadre de la politique de surveillance d’une entreprise, ou cela peut leur permettre d’ajuster leurs habitudes de travail pour s’adapter à ces politiques.

Quelle doit être la transparence des entreprises ? Les employés doivent-ils scruter avec vigilance les documents à la recherche de détails cachés, ou les informations seront-elles présentées clairement ?

Levitt a déclaré que bien que la législation n’aborde pas les détails de la façon exacte dont les employeurs sont tenus d’informer les employés de ces détails, des affaires judiciaires antérieures ont établi que si les employeurs sont tenus par la loi de porter quelque chose à l’attention des employés, il devrait être « très, très clair – ils ne peuvent pas l’enterrer à la page 18 d’un document de 30 pages et espérer que les employés le voient d’une manière ou d’une autre.

« Ce ne serait pas conforme à mon avis. »

Bien que l’Ontario soit la première province à adopter ce type spécifique de législation exigeant une politique écrite qui est fournie aux employés, d’autres provinces comme le Québec, la Colombie-Britannique et l’Alberta ont des lois préexistantes concernant la façon dont le secteur privé recueille, utilise et divulgue les données des employés. .

En Colombie-Britannique et en Alberta, les employeurs peuvent recueillir et divulguer des renseignements sur les employés, mais doivent aviser les employés et clarifier le but de la collecte des renseignements personnels. Les lois québécoises sur la protection de la vie privée concernant l’emploi fonctionnent de la même manière, mais entrent plus en détail pour indiquer que les employeurs ont besoin d’une raison sérieuse pour mener à bien tout ce qui est considéré comme une atteinte à la vie privée.

TRAVAIL À DISTANCE ET PRODUCTIVITÉ

Lorsque la majorité des travailleurs se trouvaient dans un bureau, la surveillance du lieu de travail pouvait être aussi simple qu’un bureau à aire ouverte où les collègues pouvaient voir votre écran d’ordinateur à tout moment.

Mais depuis le début de la pandémie, une partie importante de la main-d’œuvre s’est tournée vers le travail à distance, ce qui a suscité un intérêt accru pour les moyens de surveiller les employés par voie électronique.

Le communiqué de presse de l’Ontario indiquait que 32 % des Canadiens âgés de 15 à 69 ans travaillaient à domicile en janvier 2021, contre seulement 4 % en 2016, et que cette nouvelle législation répond non seulement à l’augmentation du travail à distance, mais le fait que les entreprises accèdent à une technologie nouvelle et plus avancée pour surveiller les employés distants.

« Il y a plus de surveillance maintenant, donc il y a plus de souci d’être surveillé », a déclaré Levitt.

« Je pense toujours que la transparence est bonne pour les employés. »

Levitt a reconnu que cette loi pourrait amener certains employeurs à décider de surveiller leurs employés à un niveau plus élevé qu’auparavant – ou que ce qui est nécessaire ou autorisé – simplement parce qu’ils ne savaient pas qu’ils étaient autorisés à les surveiller du tout auparavant.

« Ils diront: » Eh bien, si les employés doivent être informés que nous les surveillons, je suppose que cela signifie que nous sommes autorisés à les surveiller. Il est donc également possible qu’il y ait un résultat de cette législation [that some] les employeurs iront trop loin et exerceront une surveillance excessive au-delà de ce à quoi ils ont légalement droit », a-t-il déclaré. « Cela pourrait donc être un aspect collatéral très dommageable de cela, car comme le dit la loi, vous [as the employer] vous devez simplement leur dire et vous supposez que vous pouvez le faire, mais vous pouvez supposer plus que ce à quoi vous avez réellement le droit.

De nombreux employeurs s’inquiètent des baisses potentielles de productivité dues au travail à distance, a déclaré Levitt. Il a ajouté que certains employeurs ayant des configurations de travail hybrides en Ontario pourraient même essayer d’utiliser ces nouvelles exigences de transparence pour inciter davantage d’employés à retourner au bureau en rendant leur politique de surveillance électronique si approfondie qu’elle dissuade certains de travailler à distance.

Il n’est pas clair si le travail à distance conduit à moins ou plus de productivité.

Une enquête menée en 2020 auprès d’environ 950 employés travaillant à distance aux États-Unis a montré que la plupart des personnes interrogées ont admis avoir effectué des activités non professionnelles telles que cuisiner, regarder la télévision, faire la lessive ou faire des achats en ligne à un moment donné tout en travaillant à domicile. Mais alors que certaines études et lieux de travail ont montré une baisse de la productivité au travail depuis le saut du travail à distance, d’autres ont montré une augmentation.

Par exemple, une étude comparant les données de productivité aux États-Unis en 2020 après le début de la pandémie à la même période en 2019 a révélé une augmentation de 47 % de la productivité.

Et s’il y a une baisse de productivité, la cause n’est peut-être pas aussi simple que les employés qui sont plus distraits lorsqu’ils ne sont pas supervisés. Une étude menée au Royaume-Uni portant sur une entreprise de 1 000 employés a révélé que le nombre moyen de réunions de « faible qualité » prenant le temps des employés avait augmenté en raison du travail à distance.

Cependant, ces études ne convaincront probablement pas les employeurs de donner plus de latitude aux télétravailleurs en matière de surveillance.

Un rapport de 2021 de Cybersecure Policy Exchange, une organisation qui examine les questions de politique publique liées à la confidentialité numérique, a examiné les données sur la surveillance du travail au Canada depuis le début de la pandémie et a constaté que la demande augmentait pour plus de surveillance numérique en milieu de travail.

« Avec des estimations selon lesquelles jusqu’à un quart des heures de travail pourraient être effectuées à distance même après la fin de la pandémie, la tension entre les droits des travailleurs et les préoccupations des employeurs pour garantir une main-d’œuvre sûre et productive ne fera que croître », indique le rapport.

Comme le travail à distance a généralement lieu au domicile d’une personne, et souvent sur un ordinateur personnel, le sujet de la surveillance du lieu de travail par rapport à la vie privée peut devenir plus compliqué.

« Si les employeurs utilisent leurs ordinateurs portables personnels comme un élément fondamental de leur travail, l’employeur peut dire : « Je veux avoir un aperçu de ce que vous faites pendant mon temps », de la même manière qu’il aurait un aperçu de cela s’il était travaillant dans le bureau et ils ont des superviseurs qui rampent partout », a déclaré Levitt.

Il a ajouté que la surveillance électronique d’un employé sur un ordinateur portable personnel pourrait signifier que les employeurs pourraient consulter les e-mails professionnels d’un employé, mais pas le contenu de l’ordinateur portable personnel lui-même.

De nombreux lieux de travail ont une surveillance électronique minimale à laquelle les employés participent, comme demander aux employés de s’enregistrer tout au long de la journée à l’aide d’outils de productivité en ligne. Mais certains peuvent se tourner vers une surveillance plus approfondie.

Le rapport Cybersecure décrit comment certains outils pour mesurer les performances ou la productivité des employés peuvent inclure « des technologies qui surveillent les frappes, les mouvements des yeux, les muscles faciaux, le ton de la voix et la géolocalisation.

« Alors que ces technologies ont souvent été discutées en relation avec leur utilisation croissante sur site, en particulier dans le travail manuel et les environnements de travail à bas salaire, leur expansion pour surveiller les travailleurs à domicile, à la lumière de la pandémie, soulève encore des inquiétudes quant à leurs implications. – où la distinction entre le travail et les activités privées est souvent floue, notamment à travers l’utilisation d’appareils personnels et de réseaux pour des activités liées au travail », indique le rapport.

Cela ne signifie pas qu’avant la nouvelle loi ontarienne sur la transparence, tous les lieux de travail de la province espionnaient tout ce que vous faisiez sur votre ordinateur portable pendant un quart de travail à la maison. Une grande partie de la surveillance plus approfondie n’est pas possible lorsque vous êtes sur un ordinateur portable personnel, selon Levitt, et les entreprises qui distribuent des ordinateurs portables de travail aux employés informent généralement les employés qu’ils ont le droit d’examiner l’activité sur l’équipement de l’entreprise.

Mais avec le travail à distance apparemment là pour rester pour une grande partie de la main-d’œuvre, nous pourrions voir de plus en plus d’entreprises chercher des moyens plus robustes de suivre les employés à la maison, ce qui rend la transparence d’autant plus importante.

Reste à savoir si nous verrons d’autres projets de loi comme celui présenté en Ontario.

Selon le rapport Cybersecure, la transparence en tant que réglementation est une étape nécessaire, mais ce n’est pas la seule que les entreprises et les gouvernements canadiens devraient prendre pour naviguer dans cette nouvelle sphère de travail.

Ils recommandent aux employeurs de s’assurer que les travailleurs bénéficient de pauses raisonnables exemptes de toute surveillance électronique, ainsi que de ne pas s’attendre à ce que les travailleurs à distance soient disponibles en dehors de leurs heures de travail, et que les employeurs fonctionnent selon le principe de la surveillance la moins intrusive possible. .

« Le besoin de recherches spécifiques au Canada sur la surveillance en milieu de travail est crucial pour produire de nouvelles connaissances et créer des politiques visant à démanteler les inégalités structurelles », indique le rapport.